现在许多单位都设立了公用信箱，用来处理日常工作中的办公信息。这样的信箱通常由多人使用，目前多数用web方式登录，这种方式下邮件是保存在邮件服务器上的，因此每个人都能看到信箱的所有内容，给工作带来了很多方便。但是，随着时间的推移，问题也慢慢显露出来：正常情况下教工信箱空间大小为50M，少数特殊用途信箱得以扩容，设置的稍大一些，但是无论信箱空间设置到多大，如果不及时清理，总有空间不足的时候（因为受种种条件限制，不可能无限制地扩容），到那时，就可能耽误使用。
针对以上问题，比较好的解决办法是每个人都使用Outlook或Foxmail之类的电子邮件客户端软件，把收件箱里的邮件下载到本地机器，设置客户端软件时注意选中“在服务器上保留备份”。指定一人管理信箱，负责定期登录到服务器上清理掉那些已经处理过的邮件。这样信箱的空间就不用一扩再扩，只需要满足1～2周收件需要就可以了。
电子邮件客户端软件Outlook及Foxmail电子邮件客户端软件的设置方法，请参考本网站“邮件程序设置方法”、“利用Outlook Express收发邮件的设置”和“Foxmail50使用技巧”等文档。
该方法也同样适用于经常使用多台机器处理邮件的个人，如家里和办公室都有计算机的人。即使只用一台机器收发邮件也可以使用该方法。